Hvis du har et ledende ansvar i en virksomhed, så er det næsten helt sikkert, at du med jævne mellemrum holder møder med diverse personer. De fleste møder er måske med dit team, og andre møder er med dine chefer, eller måske med udefrakommende. Uanset hvad, så tør vi godt gætte på, at mange af disse møder er frustrerende at skulle planlægge. Det, at planlægge et møde, er nemlig noget der kræver en masse tid og energi. Det virker umiddelbart simpelt på overfladen: send en email to nogle mennesker om, at de skal være med i et møde på et bestemt tidspunkt, og så er den vel klaret, ikke? Men nej; du ved bedre. Vi har talt med en møde-ekspert om hvilke udfordringer der er forbundet med planlægningen og afholdelsen af møder i virksomheder, og hvad man kan gøre for, at det hele går lidt nemmere.

Vores ekspert gør opmærksom på, at den første problemstilling altid er, at gøre sig det helt klart hvad formålet med mødet er. De mest frustrerende møder at afholde, og deltage i, er møder, uden en klar agenda. Den slags møder sker desværre langt oftere, end de burde. Det er typisk et produkt af, at en person i virksomheden står med et problem, som virker uoverskueligt og svært at løse. Vedkommende tænker så, at det måske vil hjælpe, at få flere øjne på problemet – og indkalder så til et møde. Det lyder måske umiddelbart heller ikke helt dumt. Der er dog en række udfordringer. Hvis du ikke kan overskue problemet, ved du så overhovedet, hvordan en god løsning ville se ud? Hvis problemet ikke er klart defineret, hvordan ved du så, hvem det giver mening at indkalde til et møde? Når man ignorerer disse problemer, så ender man i de typiske og frustrerende stor-møder. Alle bliver indkaldt, da man ikke ved hvem der er relevant og hvem der ikke er, og mødet kommer ikke rigtigt nogen vegne. Mødedeltagerne er ikke sikre på, hvorfor de sidder der, og hvad det er de bliver spurgt om – og personen der indkaldte til mødet, ved det jo heller ikke. Hvis løsningsforslag rent faktisk bliver præsenteret, er der ikke rigtigt nogen der ved, om det er en god eller en dårlig løsning: for ingen har nogen idé om, hvordan det evalueres.

Et godt møde kræver altså planlægning. Det er bedre at have flere små møder, med de helt rigtige mennesker, end få kæmpe møder, hvor ingen aner hvad der foregår. Små møder er heldigvis blevet langt mere praktiske at arrangere takket være moderne software til mødeplanlægning. Man er kun et par tastetryk væk fra, at indkalde helt specifikke personer til et møde, i et mødelokale man ved er ledigt, på et tidspunkt der passer med alles kalender. Nu starter man så med at indkalde til et lille møde, med de personer, der bedst kan assistere én med at definere og afgrænse problemet man står med. Når det er formuleret på forståelig vis, så kan man indkalde til et nyt møde, hvor man opstiller en fornuftig model til at evaluere løsningsforslag til problemet. Til sidst indkalder man så til et tredje møde, hvor de mennesker der har forstand på det veldefinerede og afgrænsede problem kan komme med løsningsforslag. Ved at gøre det på den måde bliver alle møder kortere og mere effektive, og ingen føler, at de spilder deres tid.